نحوه اجرای تجزیه و تحلیل شکاف

بسیاری یا همه محصولات اینجا از طرف شرکای ما هستند که به ما کمیسیون می پردازند. این نحوه کسب درآمد است. اما یکپارچگی سرمقاله ما تضمین می کند که نظرات کارشناسان ما تحت تأثیر جبران خسارت قرار نمی گیرند. شرایط ممکن است برای پیشنهادات ذکر شده در این صفحه اعمال شود.

منبع تصویر: گتی تصاویر

هنگامی که یک شرکت می خواهد تجارت خود را پیشرفت و بهینه کند ، تجزیه و تحلیل شکاف ابزاری ایده آل برای تحقق این هدف است. بیاموزید که چگونه یک تجزیه و تحلیل شکاف برای سازمان خود انجام دهید.

هر مشاغل به دنبال رشد و شکوفایی است. شما برای شرکت خود آرزو دارید ، اما چه اتفاقی می افتد وقتی که از دستیابی به آنها کم می شوید؟این شکاف بین نتایج مورد نظر و واقعی نشان می دهد که زمان انجام تجزیه و تحلیل شکاف است.

روند تجزیه و تحلیل شکاف ساده است ، اما شیطان قطعاً در جزئیات است. بسته به اینکه چه بخشی از مشاغل را برای بهبود آن می خواهید ، یک گزارش تجزیه و تحلیل شکاف می تواند گسترده باشد.

بیایید برای شناسایی فرصت های بهینه سازی کسب و کار به این چارچوب شیرجه بزنیم.

نمای کلی: تجزیه و تحلیل شکاف چیست؟

تجزیه و تحلیل شکاف یک مطالعه رسمی از آنچه در حال حاضر تجارت شما انجام می دهد ، به کجا می خواهد برود ، و نحوه بستن شکاف بین این دو است. این نتایج مطلوب و واقعی را مقایسه می کند و فرصت های پیشرفت را برای بهبود نشان می دهد.

نیاز به تجزیه و تحلیل شکاف معمولاً ناشی از کاستی است. شاید تیم فروش اهداف خود را از دست داده باشد ، یا زمان پاسخگویی به خدمات مشتری خیلی کند باشد و مشتریان شکایت می کنند.

این همچنین می تواند از رهبران فعال باشد که می خواهند قبل از انجام یک استراتژی ، چگونگی بهبود شانس موفقیت را درک کنند. حتی فردی که به دنبال بالا بردن عملکرد خود است ، می تواند از طریق تجزیه و تحلیل شکاف پاسخ پیدا کند.

این تجزیه و تحلیل می تواند از دیدگاه های مختلف انجام شود و در نتیجه انواع مختلفی از روش تجزیه و تحلیل شکاف وجود دارد. چهار نوع اصلی وجود دارد:

• عملکرد (همچنین به آن استراتژیک) تجزیه و تحلیل شکاف داده می شود: این به دنبال درک این موضوع است که چرا اهداف خاص عملکرد برآورده نشده است.
• تجزیه و تحلیل شکاف بازار (همچنین به نام محصول) تجزیه و تحلیل شکاف: این تجزیه و تحلیل به موقعیت شرکت در بازار برای ارزیابی شکاف بین فروش واقعی و بودجه می پردازد.
• تجزیه و تحلیل شکاف نیروی انسانی: این به واریانس بین تعداد مورد نیاز کارمندان و تعداد واقعی نگاه می کند.
• تجزیه و تحلیل شکاف سود: بررسی شکاف بین سود واقعی و هدفمند ، هدف از این تجزیه و تحلیل شکاف است.

هر یک از اعضای سازمان می تواند یک تجزیه و تحلیل شکاف را برای تعیین چگونگی پیشرفت ایجاد کند. تجزیه و تحلیل شکاف می تواند برای عملکرد یک بخش یا تیم ، یک فرد یا کل شرکت اعمال شود. هر زمان که اهداف برآورده نشوند ، وقت آن است که از طریق تجزیه و تحلیل شکاف به چه مواردی بپردازیم.

مزایای انجام تجزیه و تحلیل شکاف

تجزیه و تحلیل شکاف سازمان شما را قادر می سازد تا در اوج پتانسیل خود عمل کند. در اینجا برخی از نمونه های تجزیه و تحلیل شکاف نشان می دهد که چگونه این ابزار کمک می کند.

فرصت های نمونه کارها محصولات

با کمک تجزیه و تحلیل شکاف ، می توانید نمونه کارها فعلی محصولات و خدمات خود را برای تعیین فرصت های جدید مرور کنید.

از آنجا که معمول است که نوعی شکاف بین نیازهای مشتریان و پیشنهادات یک شرکت وجود داشته باشد ، تجزیه و تحلیل GAP به شما کمک می کند تا این مناطق را شناسایی کنید تا تعیین کنید که آیا می خواهید پیشنهادات جدیدی را برای پر کردن شکاف ایجاد کنید.

همچنین می توانید از تجزیه و تحلیل GAP استفاده کنید که یک محصول یا خدمات نتواند اهداف تصویب هدف و درآمد خود را برآورده کند. در اینجا ، می توانید یک تجزیه و تحلیل شکاف را برای تعیین اینکه آیا پیشنهاد جدید شامل کلیه موارد ضروری مشخص شده در شرایط تجاری است ، اعمال کنید.

پیشرفت های فرآیند

تجزیه و تحلیل شکاف می تواند زمینه هایی را برای بهبود در عملیات شرکت شما شناسایی کند. هر زمان که حوزه ای از کسب و کار ضعیف است، تجزیه و تحلیل شکاف را اجرا کنید. اگر تیم حسابداری شما به طور معمول در پرداخت به موقع فاکتورها کوتاهی می کند، تجزیه و تحلیل شکاف می تواند فرصت های بهبود فرآیند را شناسایی کند.

بهبود سود

اگر اهداف سود خود را از دست دادید، از تجزیه و تحلیل شکاف برای کشف اشتباهات و نحوه رفع آن استفاده کنید. به عنوان مثال، تجزیه و تحلیل می تواند تعیین کند که آیا روش پیش بینی دارای مسائلی است که اهداف سود اشتباهی را تعیین می کند، آیا رقابت غیرمنتظره تجارت را از بین می برد، آیا هزینه ها افزایش می یابد یا دلایل دیگر.

نحوه انجام تجزیه و تحلیل شکاف

الگوی تجزیه و تحلیل شکاف گام به گام زیر شما را راهنمایی می کند که چگونه تفاوت بین واقعیت و اهداف کسب و کار آرزوی خود را شناسایی کنید و به راحتی می توانید مکان هایی را برای رشد پیدا کنید. این الگو می تواند برای کل سازمان یا تا یک فرآیند واحد اعمال شود.

مرحله 1: منطقه(های) را برای بهبود شناسایی کنید

گام اولیه این است که بدانید کجا می‌خواهید مدل تجزیه و تحلیل شکاف را اعمال کنید و به دنبال چه چیزی از آن هستید. از آنجا، می توانید ارزیابی کنید که چه نوع تجزیه و تحلیل شکاف را می خواهید در موقعیت اعمال کنید.

شاید بخواهید کارایی یک عملیات موجود را افزایش دهید، در این صورت تجزیه و تحلیل شکاف عملکرد می تواند کمک کند. شاید شما در حال تلاش برای تعیین اینکه آیا نیاز به استخدام کارکنان بیشتری دارید یا خیر. در آن صورت، شما از تجزیه و تحلیل شکاف نیروی انسانی استفاده خواهید کرد.

نکاتی برای شناسایی مناطق بهبود یافته:

هنگامی که به دنبال شروع تجزیه و تحلیل شکاف هستید، این پیشنهادها را در نظر بگیرید.

• کمیت کردن نیاز: از شاخص‌های عملکرد کلیدی قابل ردیابی و اندازه‌گیری (KPI) برای شناسایی محل‌های شکاف استفاده کنید. شما نمی خواهید فرض کنید که نیاز به تجزیه و تحلیل شکاف بدون داده های قابل اندازه گیری دارید. در غیر این صورت ممکن است وقت و منابع خود را تلف کنید.
• تحلیل پیشگیرانه: لازم نیست قبل از انجام تجزیه و تحلیل شکاف منتظر شکست باشید. نگاه فعالانه به راه‌هایی برای بهبود کسب‌وکارتان راهی برای پیشی گرفتن از رقبا است. بنابراین، به طور مداوم به دنبال مناطقی باشید که در آن تجزیه و تحلیل شکاف را اعمال کنید.
• زمان انجام تجزیه و تحلیل شکاف: گاهی اوقات، ممکن است اجرای تجزیه و تحلیل شکاف بیش از حد به نظر برسد. اگر مسئله به راحتی قابل شناسایی باشد، ممکن است تحلیل شکاف لازم نباشد. اما اگر از راه حل مطمئن نیستید، از تجزیه و تحلیل شکاف استفاده کنید. اگر مشکل پیچیده است، مانند هنگام ترسیم یک استراتژی شرکت، از تجزیه و تحلیل شکاف استفاده کنید.

مرحله 2: تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی

هنگامی که محل مورد نیاز تجزیه و تحلیل شکاف و هدف آن تجزیه و تحلیل را شناسایی کردید، می توانید وضعیت امروز خود را بررسی کنید. با نگاه کردن به وضعیت فعلی، خط شروع خود را برای بهبود تعیین می کنید.

به عنوان مثال، اگر شکایات مشتریان را در مورد زمان پاسخ آهسته دریافت می کنید، بیاموزید که این زمان های پاسخ در حال حاضر چیست.

اطلاعات مربوط به کسب و کار را جمع آوری کنید، و تمام عوامل کمک کننده ای را که وضعیت فعلی را ایجاد کرده اند، مستند کنید. برای کمک به تجزیه و تحلیل، در این مستندات دقیق و دقیق باشید. به عنوان مثال، اگر یک بیانیه کار الزامات قانونی خاصی را تعیین می کند که به وضعیت فعلی کمک می کند، آن جزئیات را ضبط کنید.

همچنین توجه داشته باشید که چه عواملی سودمند هستند و به نظر می رسد چه عواملی به کسب و کار آسیب می زند. این به شما امکان می دهد زمانی که وضعیت آینده را در مرحله بعدی تعریف کردید، جایی که می توانید پیشرفت کنید را تشریح کنید.

نکاتی برای تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی:

در اینجا چند نکته برای تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی آورده شده است.

• KPIها: هنگام تشریح وضعیت فعلی، KPIهای مربوطه و جایگاه امروزی آنها را شناسایی کنید. برای اینکه بدانید چقدر از شکافی که می‌خواهید غلبه کنید، به نقاط داده‌ای نیاز دارید که قابل ردیابی و اندازه‌گیری باشند. این همچنین تضمین می کند که استانداردهای عینی را برای ارزیابی وضعیت به کار می گیرید.
• بازخورد کیفی: بازخورد کیفی را نیز جمع آوری کنید. این می تواند شامل مصاحبه با کارکنان و مشتریان باشد. ایده در اینجا این است که بازخورد می‌تواند داده‌های جمع‌آوری‌شده را جمع‌آوری کرده و بینش بیافزاید. به عنوان مثال، اگر کارمندان در مورد زمان پاسخ دهی مشتری به کندی مصاحبه می شوند و به شما می گویند که برای هر تماس مشتری زمان زیادی را صرف پوشش اطلاعات اولیه یکسان می کنند، می تواند شما را به شناسایی نیاز به ارسال سؤالات متداول در وب سایت خود برای مشتریان سوق دهد. به مرجع، در نتیجه تعداد تماس ها و همچنین زمان صرف شده برای هر تماس کاهش می یابد.

مرحله 3: هدف نهایی را تعریف کنید

پس از درک جایگاهی که در حال حاضر دارید، وقت آن است که اهداف قابل اندازه گیری را برای تلاش برای آنها تعریف کنید. این حالت نهایی است که کسب و کار خود را برای رسیدن به آن بهینه می کنید. هدف نهایی باید بهبودی نسبت به وضعیت فعلی باشد، و باید قابل اندازه گیری باشد تا بدانید چه زمانی به آن رسیده اید.

یکی از راه‌های تعیین وضعیت ایده‌آل آینده‌تان این است که به استانداردهای صنعت - یا نوار تعیین‌شده توسط رقابت نگاه کنید. مزیت این رویکرد این است که می دانید زمانی که یک شرکت کاستی های خود را برطرف کند، قابل دستیابی است.

رویکرد دیگر این است که به داده های تاریخی شرکت خود نگاه کنید. اگر هر سال 10 درصد فروش داشته اید، اما ناگهان به 8 درصد کاهش می یابد، هدف نهایی ممکن است بازگرداندن فروش به سطح 10 درصد یا بالاتر باشد.

همچنین می توانید از بازخورد کارمندان یا مشتریان برای درک وضعیت نهایی که باید ایجاد کنید استفاده کنید. به عنوان مثال، مشتریان ممکن است به شما بگویند که پیشنهادات شما یک ویژگی کلیدی را از دست داده است، بنابراین هدف می تواند توسعه آن ویژگی باشد.

نکاتی برای تعیین هدف نهایی:

این پیشنهادها می توانند به شما در تعریف وضعیت نهایی کمک کنند.

• بازخورد در مورد اهداف: از آنجایی که شما در حال تعیین هدف در آینده هستید، ایجاد استانداردی که دستیابی به آن در مدت زمانی که می خواهید به آن دست یابید، آسان است. برای اطمینان از دستیابی به هدف با توجه به وضعیت فعلی، بازخورد دریافت کنید.
• مراحل عملی: هنگامی که وضعیت نهایی خود را در نظر می گیرید، مطمئن شوید که می توانید آن را به مراحل خاص و قابل اجرا ترجمه کنید. به عنوان مثال، اگر می خواهید فروش در سال آینده 15 درصد رشد کند، چگونه این اتفاق می افتد؟آیا نیاز به معرفی محصولات جدید، افزایش قیمت، ورود به بازار جدید دارید؟تعیین یک هدف کلی، مانند بهبود خدمات به مشتریان، تا زمانی که بتواند به اقدامات ملموس بازگردد، اشکالی ندارد.

مرحله 4: شکاف را درک کنید

شما به وضعیت فعلی نگاه کرده اید. شما وضعیت آینده را تعریف کرده اید. اکنون، این دو را مقایسه کنید تا شکافی را که می‌خواهید از بین ببرید، درک کنید.

شاید این شکاف کوچک باشد، مانند چند تغییر جزئی در یک گردش کار موجود، یا می‌تواند شامل ایجاد تغییرات بزرگ سازمانی یا عملیاتی باشد که نیازمند فرآیند مدیریت تغییر است. این زمان برای درک موانعی است که می خواهید بر آن غلبه کنید.

تمام چالش‌های موجود در فرآیند فعلی را که برای رسیدن به وضعیت نهایی باید بر آن‌ها غلبه کرد، مستند کنید. توجه داشته باشید که کدام یک از مسائل مهم هستند که زمان می برد و می توان به سرعت آنها را برطرف کرد. این لیست شکل شکاف را مشخص می کند که برای مرحله بعدی مفید خواهد بود.

نکاتی برای درک شکاف:

از این پیشنهادات برای کمک به درک و تعریف شکاف استفاده کنید.

• از اشتباهات بیاموزید: هدف از این مرحله این است که بفهمید سوراخ های استراتژی شما در کجا وجود دارد. برای این منظور ، از خود بپرسید که چه اشتباهی رخ داده است ، و چگونه می توان آن را بهبود بخشید ، اما به دنبال سرزنش نیستید. تمرکز شما باید روی یادگیری از اشتباهات به منظور بهینه سازی مداوم تجارت باشد.
• تأثیر سنج: از آنجا که شما در مورد عوامل مؤثر در وضعیت فعلی تحقیق کرده اید ، تعیین کنید که هر عامل در چالش های فعلی چه مقدار کمک می کند. این می تواند درصد تخمین زده شود ، یک سیستم رتبه بندی یا حتی به اندازه مشخصات کم ، متوسط و بالا. سپس این فاکتورها را به آنچه که پس از دستیابی به وضعیت آینده به نظر می رسد ، نقشه برداری کنید. فرآیندهای فعلی که به مسائل موجود کمک زیادی می کنند باید تغییر کنند یا به طور کلی از بین بروند.

مرحله 5: یک برنامه عمل را تعیین کنید

اکنون زمان آن رسیده است که یک برنامه عملی را برای ایجاد شکاف تعیین کنیم. اکنون که کار سخت مراحل قبلی را انجام داده اید ، این مرحله در تدوین توصیه ها و خرید از ذینفعان مربوطه انجام می شود.

با وضوح در موانع برای غلبه بر این ، می توانید این لیست را پایین بیاورید و راه حل هایی را برای هر یک از آنها ، مانند دنبال کردن توسعه تجارت برای افزایش فروش ، تدوین کنید. برای اطمینان از خرید در سراسر سازمان ، حتماً در مورد راه حل های خود بازخورد جمع کنید.

برخی از ابزارهای تجزیه و تحلیل شکاف که می تواند به تبدیل یافته های شما به یک برنامه عمل کمک کند شامل یک S. W. O. T. تجزیه و تحلیل (نقاط قوت ، ضعف ، فرصت ها ، تهدیدها) ، که به شما کمک می کند مناطق مشکل و همچنین توصیه ها و یک نمودار ماهی ماهی را سازماندهی کنید ، که به شما امکان می دهد علل اصلی مسائل را ترسیم کنید.

از آنجا که طرحی که شما طراحی کرده اید می تواند پیچیده باشد ، از بهترین نرم افزار مدیریت پروژه در برنامه ریزی پروژه خود استفاده کنید تا ایده های خود را به یک برنامه پروژه عملی تبدیل کنید.

نکاتی برای ایجاد یک برنامه عمل:

این نکات را برای کمک به شما در ساخت برنامه عمل خود اعمال کنید.

• مثلث مدیریت پروژه: هنگام تدوین راه حل ها ، مثلث مدیریت پروژه ، به ویژه هزینه و زمان لازم برای اجرای تغییرات پیشنهادی را در نظر بگیرید. اگر هزینه ها خیلی زیاد باشد ، یا زمان خیلی طولانی باشد ، ممکن است لازم باشد به دنبال راه حل های دیگر باشید.
• در صورت لزوم دوباره ارزیابی کنید: اگر برنامه خود را پیاده سازی کرده اید و هنوز به اهداف هدف خود نرسیدید ، ممکن است با تجزیه و تحلیل شکاف خود عمیق تر شوید تا علت اصلی چالش ها را دوباره ارزیابی کنید.

مشاوره نهایی در مورد اجرای تجزیه و تحلیل شکاف

اکنون که می دانید چگونه تجزیه و تحلیل شکاف را انجام دهید ، می توانید از این ابزار برای درک مسائلی که با آن روبرو هستید و چگونه آنها را برطرف کنید ، استفاده کنید. تجزیه و تحلیل GAP چالش ها را برای غلبه بر آن متبلور می کند و راه حل هایی را به کار می برد که سازمان شما را به حالت نهایی مورد نظر سوق می دهد.

با تجزیه و تحلیل شکاف بیش از حد دچار مشکل نشوید. فقط زمان لازم را برای تکمیل کارآمد تجزیه و تحلیل صرف کنید تا بتوانید به سرعت وارد برنامه عمل شوید و شرکت خود را به یک تجارت بهتر تبدیل کنید.

هشدار: بالاترین کارت بازوی نقدی که اکنون دیده ایم 0 ٪ مقدمات تا سال 2024

اگر از کارت اعتباری یا بدهی اشتباه استفاده می کنید ، می تواند برای شما پول جدی هزینه کند. کارشناس ما عاشق این انتخاب برتر است که دارای 0 ٪ معرفی آوریل تا سال 2024 است ، نرخ برگشت پول نقد تا 5 ٪ و همه به نوعی بدون هزینه سالانه.

در واقع ، این کارت به قدری خوب است که متخصص ما حتی از آن شخصاً از آن استفاده می کند. اینجا را کلیک کنید تا بررسی کامل ما را به صورت رایگان بخوانید و فقط در 2 دقیقه درخواست کنید.

درباره نویسنده

رابرت ایزکویو یک متخصص نرم افزاری است که برای صعود و Motley Fool می نویسد.

ما در قانون طلایی مؤمن هستیم ، به همین دلیل نظرات سرمقاله تنها ماست و قبلاً مورد بررسی ، تأیید یا تأیید تبلیغ کنندگان قرار نگرفته است. صعود تمام پیشنهادات موجود در بازار را پوشش نمی دهد. محتوای سرمقاله از صعود جدا از محتوای سرمقاله Motley Fool است و توسط یک تیم تحلیلگر متفاوت ایجاد می شود.

رابرت ایزکویو موقعیت هایی در Target دارد. Motley Fool موقعیت هایی دارد و هدف را توصیه می کند. Fool Motley یک سیاست افشای اطلاعات دارد.

بسیاری یا همه محصولات اینجا از طرف شرکای ما هستند که به ما کمیسیون می پردازند. این نحوه کسب درآمد است. اما یکپارچگی سرمقاله ما تضمین می کند که نظرات کارشناسان ما تحت تأثیر جبران خسارت قرار نمی گیرند. شرایط ممکن است برای پیشنهادات ذکر شده در این صفحه اعمال شود.