استفاده از پورتال انجمن: نکات و ترفندها

  • 2021-01-6

مدیران هیات مدیره با فشارهای زیادی در داخل و خارج اتاق جلسه روبرو هستند. همه میدانند که در هر تصمیمگیری چقدر نقش دارند. سهامداران و مشتریان و مدیران و کارکنان و نهادهای نظارتی و قانونگذاران در حال تماشای خود را هر حرکت. ریاست هیات مدیره یک موقعیت پاره وقت است اما شغل مهمی است که وزن زیادی را به همراه دارد. کلید مدیریت کارامد تابلو استفاده از تمام ابزارهایی است که تابلوها در اختیار دارند و از زمانی که صرفه جویی می کنند برای کار بر روی موضوعات پیچیده و وقت گیر استفاده می کنند که به درستی توجه خود را می طلبد.

یک پورتال تابلو برای مدیریت و ساده سازی خودکار وظایفی طراحی شده است که تمایل دارند وقت ارزشمند مدیر تابلو را بخورند. یک پورتال تابلو به مدیران اجازه می دهد تا در هر زمان از شبانه روز در هر نقطه از جهان در مشاغل خود کار کنند در حالی که می دانند اسناد تابلوی خود ایمن و محرمانه هستند. اگر مشکلی وجود داشته باشد مدیران می خواهند اطمینان حاصل کنند که می توانند سریع به یک سوال پاسخ دهند تا بتوانند فورا دوباره به کار خود بپردازند. پورتال انجمن یک ضرورت در دنیای شرکت های بزرگ امروز به سرعت گام است.

افزایش استفاده از پورتال تابلو

برای کاربران موجود انجمن پورتال, ممکن است ویژگی های است که شما در حال ساخت بهترین استفاده از وجود دارد. چند نکته و ترفند به شما کمک می کند تا فرایندهای صفحه را حتی بیشتر ساده کنید. به عنوان مثال اگر ساخت کتاب های تابلوی شما بیش از پنج دقیقه طول بکشد تابلوهای سخت کوش می توانند به شما در ساده سازی روند کار کمک کرده و چندین میانبر مفید دیگر در اختیار شما قرار دهند.

1) نحوه ساخت کتابهای جلسات انجمن در پنج دقیقه

اکثر مدیران هیات مدیره بین چند ساعت تا چند روز وقت می گذارند تا کتاب های هیاتمدیره خود را برای جلسه هیات مدیره کنار هم بگذارند. اگر از یک پورتال غیر امن یا پروسه های کاغذی وقت گیر استفاده می کنید از دیدگاه امنیتی نگرانی های زیادی دارید.

برد شما به یک پورتال برد الکترونیکی نیاز دارد که اسناد را هنگام بارگذاری به طور خودکار رمزگذاری کرده و قبل از ارسال به طور خودکار در قالب پی دی اف فرمت می کند تا اطمینان حاصل شود که در فضای ذخیره سازی و هنگام انتقال محافظت می شوند.

2) مراحل ساخت کتاب تخته اینترنتی چیست?

اولین قدم برای ساخت کتاب تابلوی خود سازماندهی پرونده های خود است. درخواست فایل از بخش های مختلف, از جمله بازاریابی, دارایی, اجرایی, فناوری اطلاعات و فروش. شما به احتمال زیاد اسناد در فرمت های مختلف اکسل کلمه پی دی اف و پاورپوینت دریافت خواهید کرد. اگر شما به ارسال مقاله کتاب انجمن این فایل ها هنوز هم در فرمت های مختلف خواهد بود. تابلوهای کوشا هنگام بارگذاری اسناد را به طور خودکار به پی دی اف تبدیل می کنند که این یک صرفه جویی در وقت است.

اگر جلسات شما دارای فرمت ها و محتوای مشابه هستند نیازی به ایجاد یک کتاب تخته جدید از ابتدا نیست. به سادگی می توانید جدیدترین کتاب تابلو را کپی کرده و تغییر نام دهید. در صورت انتخاب می توانید یک کتاب تابلو از ابتدا ایجاد کنید و سپس عنوان جدید و تاریخ بعدی را به او بدهید.

پرونده های خود را پیدا کرده و فقط در کتاب برد الکترونیکی بکشید و رها کنید. این برنامه به طور خودکار زبانه ها را ایجاد می کند و فایل ها را به بخش های مناسب رها می کند. پس از بارگذاری اسناد می توانید به هر روشی که می خواهید دوباره سفارش دهید. سپس می توانید دفترچه تابلو را برای دوره های تایید به طرفین مناسب ارسال کنید که معمولا شامل مدیر هیات مدیره یا صندلی هیاتمدیره می شود.

هر زمان که شما وارد پورتال, شما به راحتی می توانید ببینید که فایل های با رنگ قرمز هنوز تایید نشده است. مدیران و یا صندلی می توانید سپس تایید اسناد فردی, فایل های فردی, تمام اسناد در یک برگه و یا کل کتاب انجمن. هنگامی که تمام اسناد تایید شده اند, در سیاه و سفید به نظر می رسد.

در این مرحله کتاب تابلو تایید می شود اما منتشر نشده است بنابراین به عنوان پنهان علامت گذاری می شود. زمانی که می خواهید در دسترس دیگران قرار دهید می توانید برای چند نفر منتشر کنید یا برای همه در دسترس قرار دهید. شما همچنین می توانید افراد خاصی را از مشاهده خودداری کنید.

از دیدگاه کاربر, یک کتاب تابلوی منتشر شده مطالب جلسات انجمن را نمایش می دهد, گزارش های منتشر شده و پرونده های کمیته مربوط به. تصور کنید همه این کارها را در عرض پنج دقیقه انجام دهید!

3) صرفه جویی در وقت برای مدیران و مدیران

راحتی یک دارایی بزرگ است. زمانی که کتاب منتشر شد کاربران میتوانند کتاب را دانلود کرده و بر روی اینترنت کار کنند. ابزار ناوبری به کاربران اجازه حرکت به بالا, پایین, راست و چپ. صفحه را مانند یک کتاب الکترونیکی با کشیدن انگشت به سمت چپ بچرخانید. از صفحه ناوبری برای پرش سریع به هر صفحه استفاده کنید.

می توانید از هایلایت های رنگی مختلف برای حاشیه نویسی کلمات استفاده کنید, عبارات یا بخش ها. شما همچنین می توانید از یک قلم الکترونیکی برای حلقه زدن به موارد یا نوشتن یادداشت به صورت دستی استفاده کنید. در صورت تمایل می توانید یک یادداشت چسبناک اضافه کنید و مشخص کنید چه کسی می تواند ببیند. وقتی می خواهید حاشیه نویسی خود را به اشتراک بگذارید, کسانی که با او به اشتراک می گذارید هنگام ورود به سیستم اعلانی دریافت می کنند.

روند به روزرسانی نیز سریع و ساده است. وقتی یک کاربر بهروزرسانیها را انجام میدهد میتواند بدون نیاز به تایید مجدد کل کتاب انجمن تایید کند. وقتی کاربران پس از بروزرسانی به پورتال مراجعه می کنند متوجه می شوند که تغییری ایجاد شده است و فقط باید تغییرات جدید را بارگیری کنند نه کل کتاب تابلو. این باعث می شود به روز رسانی سریع تر.

4) تهیه قرص برای استفاده در اتاق جلسه

بسیاری از تابلوها دریافته اند که تهیه تبلت های الکترونیکی یکسان برای هر یک از اعضای جلسه هیات مدیره منطقی است. چون هرکسی ورود به سیستم خود را دارد و باید زودتر از موعد برای جلسه حاضر می شد, تنها کاری که باید انجام دهد این است که در جلسه حاضر شود و وارد سیستم شود. کتاب ها تمام یادداشت های خود را بارگذاری می کنند و برای بحث و گفتگو اماده می شوند. بعد از جلسه تمام کاری که دبیر شرکت باید انجام دهد این است که قرص ها را جمع کند. این موجب صرفه جویی در زمان و حذف نگرانی بیش از مقالات شل و مصادره. نیازی به خرد کردن کاغذهای خراشیده با یادداشت هایی نیست که ممکن است بد تعبیر یا خارج از متن باشد.

5) قابلیت ورود به سیستم چندگانه

تعداد زیادی از مدیران در بیش از یک هیات مدیره نشسته اند. چه یک کارگردان روی یک تخته بنشیند و چه شش تخته بتوانند از تابلوهای کوشا برای ورود به هر کتاب تخته با استفاده از یک ورود به سیستم استفاده کنند. همه کتاب های تابلو به طور جداگانه تعیین شده اند و همه بسیار ایمن هستند. هیچکدام از کتابها یا مدارک در هم تنیده نیستند.

6) تحرک یعنی ازادی

تحرک برای همه مهم است, اما به خصوص برای مدیران انجمن مشغول و مدیران که اغلب در سفر و یا در غیر این صورت بر روی بروید. تخته سخت کوش توسط لپ تاپ در دسترس است, قرص و یا گوشی های هوشمند. اگر شما از دست دادن یک دستگاه, هنوز هیچ نگرانی وجود دارد. قابلیت پاک کردن از راه دور دستگاه را تمیز می کند.

این نکات و ترفندها برای استفاده از تخته های کوشا دقیقه ها و ساعت های گرانبهایی را به روزهای کاری شما اضافه می کند. r

ثبت دیدگاه

مجموع دیدگاهها : 0در انتظار بررسی : 0انتشار یافته : ۰
قوانین ارسال دیدگاه
  • دیدگاه های ارسال شده توسط شما، پس از تایید توسط تیم مدیریت در وب منتشر خواهد شد.
  • پیام هایی که حاوی تهمت یا افترا باشد منتشر نخواهد شد.
  • پیام هایی که به غیر از زبان فارسی یا غیر مرتبط باشد منتشر نخواهد شد.